El Protocolo en el Siglo XXI

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La profesión de Protocolo en el Siglo XXI se reviste de una serie de consideraciones que se han ido formulando a medida que las relaciones diplomáticas, las relaciones multilaterales, el mundo corporativo y la sociedad civil han ido evolucionando, y en lo que ahora reconocemos como un mundo globalizado.

No cabe duda que el Protocolo se ha visto enfrentado a muchos desafíos a lo largo de su existencia como disciplina del orden y herramienta de apoyo a la diplomacia. Tales desafíos no son exclusividad de la profesión sino una consecuencia lógica que va de la mano con la evolución de los tiempos. Existen desafíos culturales, tecnológicos, brechas generacionales, de estilo y forma.

Para entender los desafíos de la profesión es importante entender cuál es la función del protocolo. Y en este sentido contamos con muchas definiciones que explican su significado. No obstante, si hubiera una sola palabra que pudiera resumirlo sería ¨orden¨, pero bien sabemos que hay otros elementos que se unen a este concepto, como el espíritu de servicio, la diplomacia y el saber estar. El protocolo existe para velar por un orden en la fluidez de un acto público o actividad protocolaria. Ese orden empieza desde el momento en que se concibe un evento, con una fluidez armoniosa desde un principio hacia un fin conforme con las reglas, decretos, técnicas, prácticas y tradiciones protocolarias. Sin embargo, la función en si no puede divorciarse del perfil del funcionario del protocolo, de ahí el espíritu de servicio, la diplomacia, y el saber estar y saber ser de aquel que lo representa. En su conjunto esa es la imagen ideal del protocolo.

De acuerdo al Profesor Dn. Felio A. Vilarrubias, el Jefe o Director de Protocolo y Ceremonial “en primer lugar ha de sentir un profundo amor y respeto por el territorio al que sirve, documentándose de su historia y costumbres, a la vez que en su labor diaria ha de aplicar con escrupulosidad el marco jurdídico legal. Otras cualidades que deberían completar su personalidad son: espíritu de servicio, sentido de la responsabilidad, don de gentes, discreción, integridad, diplomacia, paciencia y una rápida capacidad de decisión que le capacite para el mando. Su armónica combinación con el vestir y el saber estar completaría el perfil humano de un buen jefe de Protocolo, lo que se transmitirá en su actuar, logrando, con la confianza de su institución, ganar la de los asistentes a los actos propios y la credibilidad en sus decisiones[1]Podemos agregar que estas características por extensión también se aplican a todo funcionario del protocolo.

Como sabemos, el protocolo es mucho más que una técnica, es una disciplina que marca el espíritu de los actos y las actividades, facilitando los procesos a todas las partes involucradas, y extendiendo a cada quien el respeto al cargo que ostenta, dentro de una escala valorativa prescrita por un orden jurídico. Cabe resaltar que en el esquema conceptual del protocolo todos los invitados, absolutamente todos — sin excepción — se merecen nuestro respeto, de ahí la delicada labor del protocolo de jerarquizar los puestos siguiendo un orden de precedencia establecido por un decreto o una política aceptada.

El concepto del protocolo se ha ido diseminando paulatinamente con el correr de los tiempos, esclareciendo de esta manera algunos conceptos productos de la falta de conocimiento de la profesión. No faltaban personas que relacionaban el protocolo con la pomposidad, y si bien es cierto que el uso de los recursos pudo haber dado la impresión en el pasado de haber sido más generosos o menos controlados en materia de costos, la imagen que se proyectaba en un acto protocolar era su grandiosidad en materia de su desarrollo y ejecución considerando las complejidades de su entorno. Esta suntuosidad ha quedado plasmada en la historia, y son nuestros referentes. Hoy en día cuando tratamos de replicar un evento de la misma naturaleza utilizamos los recursos a nuestro alcance procurando lograr los resultados deseados de orden, sencillez y fineza.

El tema entre líneas es no alejarse de los objetivos de la organización a la que representamos. De ahí que los organismos multilaterales al servicio de los países en vías de desarrollo, por ejemplo, no pueden hacer un amplio despliegue de suntuosidad, ya que darían una impresión contraria a su misión. En este sentido, si se considerase ofrecer una cena en honor de los gobernadores de la institución, se vería muy raro si se incluyese en la carta de menú un plato a base de caviar y otras exquisiteces, porque sería una muestra de pompa y derroche, y en su conjunto se alejaría del enfoque principal de su misión que es aliviar la pobreza de las naciones miembros. Acciones como estas jugarían en detrimento a la imagen institucional.

Otro de los grandes desafíos que ha experimentado la profesión son los avances tecnológicos que están supuestos a facilitar la labor protocolar, y de hecho lo ha logrado y en muchos casos hasta ha superado las expectativas. Sólo nos basta apreciar las magníficas producciones alrededor de cumbres y otros actos oficiales, con el despliegue de pantallas grandes y juegos de luces en el escenario en los distintos momentos de un acto. El funcionario del protocolo moderno no se limita a elaborar un programa detallado del evento, un minuto a minuto, sino a contemplar asimismo un programa técnico que con la asesoría de los expertos de producción pueda incorporarse como parte integral de un acto. ¡Qué maravilla poder contar con un teleprompter para facilitarle la labor a los oradores! O contar con un sistema integral de registro de participantes utilizando una tableta que no sólo cumpla esa función sino que también asista con otro tipo de información. Pero, ¿qué sucede cuando la tecnología nos empuja hacia un fin como el uso de invitaciones electrónicas? ¿Lo rechazamos de plano? ¿Qué sucede cuando las corporaciones cuentan con políticas internas de conservación del medio ambiente y limitan la impresión de documentos a menos que sea absolutamente necesario? ¿Tenemos los fundamentos suficientes para justificar que una tarjeta o esquela de invitación es necesario e indispensable imprimirse?

Hall de la Asamblea General de las Naciones Unidas

Vista panorámica del Hall de la Asamblea General de las Naciones Unidas – UN/Photo Amanda Voisard

El Banco Interamericano de Desarrollo que ha sido un pionero en el uso de la tecnología se vio enfrentado a esta realidad que implicó en su momento un análisis concienzudo de cada evento para determinar si en efecto se debía imprimir una tarjeta de invitación o no. En los inicios de esta nueva modalidad se utilizaron en forma paralela los dos medios de invitación, que consistía en cursar la invitación impresa, y de enviar la invitación en forma electrónica, seguidas de las tradicionales llamadas telefónicas. Después de un tiempo prudente para acostumbrar al público externo a esta nueva modalidad, poco a poco se fue prescindiendo de la forma impresa. Pero es menester de cada despacho de protocolo determinar si el nivel del evento amerita la impresión de las tarjetas de invitación. Naturalmente una cena de Estado por su naturaleza amerita la impresión de tarjetas de invitación. Es increíble cómo los públicos externos que en un momento dado estaban renuentes a la tecnología, hoy lo prefieren y hasta lo aclaman. La experiencia de esta transición se puede resumir en que es necesario tener una mentalidad abierta, analizar los pros y los contras, establecer lineamientos para su uso adecuado, minimizar los efectos de las impresiones mediante el uso de papel reciclable, cuyo costo sabemos es más alto, y hacer el esfuerzo de movernos con los tiempos, manteniendo la esencia, las formas, el uso correcto de los honoríficos y las técnicas propias del protocolo.

Protocolo: profesión multifacética

Otro reto de la profesión es la brecha generacional y las formas y estilos tradicionales versus la ansiada agilidad moderna. Cabe recordar que uno de los elementos más importantes en el proceso de organización de un acto, es la investigación que busca los antecedentes y la historia de un evento o actividad. Es la historia la que nos guía a mejorar las técnicas que se han venido aplicando, o a repetirlas por sus demostrados éxitos y lecciones aprendidas. El pasado es imposible descartar, y en la misma forma que sería un error generalizar el dicho de que todo tiempo pasado fue tiempo mejor, también es un error pretender descartar el valor del camino recorrido. Por lo tanto, y con el fin de preservar la profesión y garantizar una continuidad, es responsabilidad del experimentado profesional del protocolo de transmitir sus conocimientos a las generaciones de relevo, en la misma forma que lo es para las nuevas generaciones entender los orígenes, canalizar sus cuestionamientos en forma pragmática para poder innovar, y de esa manera avanzar todos juntos hacia un fin común que es el de preservar, elevar y destacar la delicada función del protocolo.

Finalmente, se puede concluir que el protocolo en el Siglo XXI es multifacético, ya que además de ser una herramienta de la diplomacia, de buscar el orden, establecer las precedencias, y caminar de la mano con los temas de seguridad, también incursiona en la plataforma estrechamente vinculada con la imagen corporativa y su consiguiente diseminación mediática. El protocolo no es más la exclusividad de una dependencia de gobierno, aunque reconocemos que parte de la función pública, sino que ahora se extiende a todos los rincones de la globalización y de la actividad humana en la que es imprescindible crear y mantener un orden.


[1] Vilarrubias, F.A. – Tratado de Protocolo, Heráldica, Vexilología y Emblemática Nacional e Internacional – Ediciones Nobel, S.A., 2010.


Artículo escrito por Aracelli C. Fullem para Sr. Protocolo. 

Si quieres ser colaborador de Sr. Protocolo, escríbeme un mensaje a colaboradores@srprotocolo.com

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Autor

Aracelli C. Fullem

Asociada de Protocol Partners - Washington Center for Protocol, en Washington, DC. Consultora independiente en protocolo y ceremonial. Ex funcionaria del Despacho de Protocolo del Banco Interamericano de Desarrollo, en la sede en Washington, D.C. Con 35 años de experiencia en un ámbito multicultural, cuenta con un maestría en Comunicación Pública de American University, (Washington, DC), licenciada en Gestión de Negocios Internacionales, y en Estudios Latinoamericanos de American University. Especialista en Protocolo y Ceremonial del Estado e Internacional, graduada del programa conjunto de la Universidad de Oviedo y la Escuela Diplomática del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España. Es miembro de la Asociación de Oficiales de Protocolo - Protocolo & Diplomacia (Protocol & Diplomacy - Protocol Officers Association - PDI-POA), y de la Asociación Norteamericana de Vexilología (North American Vexillological Association - NAVA).

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