10 tips para organizar eventos

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Si estás pensando en organizar un evento, seguro encontrarás una serie de retos acerca de cómo desarrollarlo para cumplir tus objetivos y lograr un proyecto exitoso. Aquí dejo algunos consejos prácticos que, desde mi experiencia, pueden ayudar a conseguirlo:

1.- Planifica minuciosamente

Como cualquier proyecto que vayamos a realizar, es necesario hacer una planificación previa. Necesitamos saber cuáles son las necesidades y los recursos para desarrollar el evento. Esto permitirá encontrar un equilibrio entre nuestro presupuesto y los requerimientos del proyecto, de tal modo que nunca se pierda su nivel original.

2.- Elige bien la sede

Sea un pequeño o gran evento, es necesario tener en cuenta la dimensión del lugar donde se llevará a cabo. Tener un evento pequeño en un auditorio inmenso hace que la actividad se vea insignificante; y lo opuesto luce hacinado. Debes encontrar el lugar preciso, que permita tener un aforo total.

3.- Elige proveedores “3B”

Los proveedores “buenos, bonitos y baratos” existen, hay que saber encontrarlos, pero debemos tener en cuenta su nivel o características frente a los requerimientos del evento. No siempre lo más barato es lo más adecuado. Además, asegúrate de hacer el contrato a tiempo; muchas organizaciones tienen procesos complejos para la contratación. Recuerda: los servicios mal ejecutados hablan mal del organizador.

4.- Lidera tu equipo de trabajo

Ten en cuenta la dimensión del evento y la cantidad de trabajo para armar un equipo idóneo de trabajo. Desluce que una sola persona trabaje por 10, así como que 10 personas no hagan nada.

5.- No descuides la seguridad ni la salud

Cualquier accidente interno es responsabilidad del organizador, por lo que la seguridad es muy necesaria: debes contar siempre con un responsable por cada área (seguridad y salud) así como personal en cantidad necesaria de acuerdo al número de personas que congregas. Es más barato prevenir que correr con los gastos ocasionados por una emergencia.

6.- Ten un as bajo la manga

Como los agentes secretos o los jugadores de póker, es necesario que el organizador tenga siempre un plan de contingencia o imprevistos. Para esto, trata de plantear todos los escenarios posibles, incluido el peor de ellos.

7.- Dale su lugar a tus invitados

Ante todo, cuida la correcta precedencia y buen trato a tus invitados, y verifica su rango o nivel. Todo el trabajo invertido en el evento puede venirse abajo solo por no ubicar correctamente o dar un trato adecuado a un invitado, mucho más si se trata de una personalidad. Conocer la precedencia estatal y privada es importante.

8.- En el campo de batalla.

Ha llegado la hora, mantener la calma y ajustarse a lo planeado es primordial. Como buen General, debes supervisar la ejecución y todos sus detalles. Recuerda que debes ver el evento en general y articular con tu equipo de trabajo. Tu dirección y el cuidado de los detalles asegurarán el éxito del evento.

9.- Aprende de tus errores

Luego de ejecutado el evento, junto al equipo, evalúa errores y aciertos. Recuerda: un error puede ser mucho más útil que 100 aciertos. Escucha a tu equipo, a los invitados y a tus jefes o clientes, así mejorarás tus procedimientos para un siguiente evento.

10.- La perfección no existe, los eventos exitosos sí

Todos queremos que las cosas salgan bien, pero lo perfecto es enemigo de lo bueno. Recuerda que hasta en los diamantes se encuentran imperfecciones. Siempre se cometerán errores, incluso en la planificación más precisa. La clave está en aprender a manejarlos para que los invitados no los noten.

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