Las eventualidades en los eventos: La gestión del hecho imprevisto

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La organización de eventos como herramienta de comunicación de las instituciones ha experimentado un importante desarrollo en los últimos años. Con la globalización, la caída de barreras de información, la saturación de algunos medios y ante la pérdida de eficacia de la publicidad en los medios tradicionales, las empresas se han visto obligadas a buscar nuevos métodos para relacionarse con sus públicos.

En este contexto aparecen los eventos, los cuales han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación que por su naturaleza consigue impactos directos e interactivos con sus diversos públicos. El éxito del evento repercutirá en una buena imagen para la empresa o institución, por ello cada evento debe ser un acontecimiento único y especial.

La organización de eventos se traduce en acciones de comunicación motivadas por la necesidad de trasladar un mensaje determinado a un target específico, generando ocasiones para establecer relaciones duraderas, y son capaces de conseguir algo que no conseguían los medios tradicionales: la interacción entre el público y la organización. Estas acciones bien gestionadas pueden generar experiencias creíbles y memorables. Sin embargo, es importante considerar que un evento al tener contacto con personas de distintas características, profesiones, experiencias y que está sujeto a horarios, agendas, tráfico, viajes en algunos casos, y otros factores externos al control de los responsables de la organización de los eventos, se puede afirmar que un evento no está exento a eventualidades.

Según la Real Academia Española de la Lengua (RAE), las eventualidades son hechos o circunstancias de realización incierta o conjetural. Acontecimientos inciertos o hechos no planificados, que pueden ser a consecuencia de algún error involuntario, alguna falta de planificación, a la falta de experiencia de algún miembro del equipo, o simplemente algún detalle imprevisto que en el momento menos indicado se hizo presente generando una situación fuera de lo previsto, muchas veces generando un crisis durante un evento que tuvo días, semanas o meses de trabajo coordinado.

Sin embargo, al hablar de eventualidades, se debe entender esta en cualquier situación, en algunas circunstancias negativa para los objetivos del evento, y en otras puede resultar positiva y bien gestionada puede brindar una oportunidad de comunicación que en un inicio no formaba parte de la estrategia. Es aquí donde el responsable del evento debe sacar a relucir sus capacidades y habilidades para gestionar este hecho imprevisto.

Soluciones Creativas

Hay que evitar una crisis, hay que gestionar la eventualidad, resolver el conflicto y minimizar posibles daños. Pero, ¿Qué características debería de tener un responsable o un organizador de eventos? Carlos Tenicela, Director General de la consultora STATO, señala “Es necesario que el responsable u organizador del evento tenga la capacidad de evaluar todas las variables, preveer posibles escenarios y armar contingencias. Pero, no siempre se puede tener una solución a un problema, y aquí radica el nivel de manejo del profesional, que debe poder encontrar como dijo hipócrates -A grandes males, grandes soluciones-, la solución debe tener la dimensión del problema mismo, no hay nada mejor que tener imaginación y buscar una rápida solución, pues en el evento debemos ser eficaces para solucionar cualquier eventualidad y lograr el efecto que se desea o se espera, sin importar el medio que utilicemos o el precedimiento”, como ejemplo podemos la solución al cubo de rubik que mostramos en la imagen de este articulo.


Artículo escrito por Roberto Pérez para Sr. Protocolo. 

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Autor

Roberto Pérez Bravo

Licenciado en Ciencias de la Comunicación con 9 años de experiencia profesional en Relaciones Públicas e Imagen Institucional con experiencia en sector público y privado. Experto en protocolo y ceremonial del Estado. Experiencia en consultoría y docencia universitaria.

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